10 نکته طلایی در موفقیت اپن آفیس چیست؟

امروزه مجموعه های اداری بیشتر به سبک اپن آفیس طراحی می شوند. اما برای بالا بردن راندمان کاری و موفقیت این سبک طراحی باید از چند ایده در آن سود برد. در این مقاله با 10 نکته که باعث موفقیت اپن آفیس در طراحی مجموعه های کاری می شود بیشتر آشنا خواهید شد.

اپن آفیس یا فضای اداری باز چیست؟

در گذشته ادارات و یا مجموعه های کاری از یک ساختمان بزرگ با چندین اتاق که به عنوان دفاتر کاری کارمندان و مدیران مسئول از آن استفاده می شد تشکیل شده بود. این فضا با متراژهای زیاد و طراحی های پر هزینه باعث بروز مشکلات زیادی در هنگام برآورد هزینه های جاری در این محل ها می شد. امروزه بیشتر افراد که به دنبال راه اندازی دفاتر کاری برای خود و اشتغال گروه هایی از افراد هستند برای کم نمودن هزینه ها و تعامل بیشتر با کارمندان خود از طراحی فضای باز اداری یا اپن آفیس استفاده می کنند. اگر چه علاقمندان این گونه طراحی ها افرادی خاصی هستند اما هنوز هم این نوع فضاها برای اغلب مدیران و مسئولان ادارات یک جنبه کم هزینه تر و البته بهره ورتر دارد. اما برای این که در این نوع فضا نیز افراد بتوانند به سادگی راندمان کاری خود را افزایش دهند باید به چند نکته مهم توجه نمایند.

موفقیت اپن آفیس در تعامل و انعطاف پذیری بیشتر

معمولا افرادی که در فضای باز اداری مشغول به فعالیت می شوند باید نسبت به دیگر افراد که در ادارات با سبک طراحی بسته فعالیت می کنند با دیگران تعامل و توافق بیشتری داشته باشند. انجام امور به سبک خود و بدون توجه به افراد دیگر باعث رنجش شدید همکاران در این گونه فضاهای باز می شود. رعایت قوانین و احترام به کارمندان دیگر از جمله مهم ترین موارد در موفقیت اپن آفیس می باشد.

توجه به جاگیری مناسب و انزوای خصوصی با نور مناسب

اگر شما از افرادی هستید که به سختی با دیگران ارتباط برقرار می کنید و لاجرم مجبور به کار در این گونه فضاها شده اید به شما توصیه می کنیم که حتما مکانی مناسب و خصوصی تر را برای خود در نظر بگیرید. در صورتی که محل قرار گرفتن صندلی شما در میان انبوهی از کارمندان دیگر است و امکان بروز مشکل میان شما زیاد است، حتما فضایی اختصاصی برای خود در گوشه ای مناسب در نظر بگیرید. توجه نمایید که این گوشه دنج باید حتما از نور کافی و مناسب بهره مند باشد. کار در محیط هایی بدون نور مناسب، باعث بروز خستگی در چشم خواهد شد.

پرحرفی ممنوع

برای این که امکان موفقیت اپن آفیس برای شما بیشتر شود توجه کنید که حتما از همکارانی که بیشتر وقت خود را به حرف زدن می گذرانند دوری نمایید. تمرکز در فضای باز اداری مهمترین نکته در موفقیت این مکان است. برای همین اجتناب از پرحرفی سود زیادی عاید شما خواهد کرد.

موفقیت اپن آفیس با استفاده کارمندان از هدفون

بعضی از افراد در هنگام تمرکز علاقمند به گوش دادن به موسیقی دلخواه خود هستند. در صورتی که شما نیز در این گروه قرار دارید حتما برای خود هدفون تهیه کنید. استفاده از هدفون در فضای باز ادرای نه تنها باعث می شود تا شما بتوانید با علاقه بیشتری به کار بپردازید بلکه حس احترام به فضای خصوصی دیگران را نیز در همکاران شما بیشتر می کند. توجه نمایید که هیچگاه از هدفون به مدت زیاد استفاده نکنید. این کار باعث آسیب های شدید به سیستم شنوایی شما خواهد شد. استفاده از هدفون تنها در بعضی از مواقع باعث ایجاد تنوع بیشتر در محیط کاری شما می شود.

تعامل و توافق با دیگران رمز موفقیت فضای باز اداری

معمولا در فضاهایی که افراد بیشتر با هم رو در رو می شوند امکان بروز برخورد و مشکل زیاد است. در این مکان ها سعی نمایید که علاوه بر احترام به دیگران برای خود نیز احترام کسب نمایید. تعامل و توافق بیشتر با دیگران باعث کسب موفقیت اپن آفیس خواهد شد.

صبر و بردباری رمز موفقیت در فضاهای باز اداری

به علت تعامل و تداخل افراد در این گونه محیط ها بروز مشکلات و درگیری بین افراد گروه مخصوصا در روزهای ابتدایی کار بسیار زیاد خواهد بود. برای همین بهتر است افرادی که در این گونه محیط ها کار می نمایند برای موفقیت اپن آفیس صبر و بردباری پیشه نموده و از برخورد میان خود و اطرافیان جلوگیری نمایند. استفاده از تجربه و ایده های دوستان راهی برای رفع مشکلات پیش رو در این گونه محیط ها است.

تعیین ساعت کاری مشخص

از مهم ترین محاسن اپن آفیس ها تعیین ساعت کاری به دلخواه و نظر کارمندان می باشد. بیشتر افرادی که علاقمند به کار در محیط باز اداری هستند برای این که بتوانند از ساعات کاری خود بهره کامل را ببرند باید ساعات معینی را برای کار در این محل انتخاب نمایند. هر فرد در این گروه ها بهتر است زمان مشخص شروع به کار خود را به اطلاع همکاران خود برساند. در این صورت گروه با تعامل و همکاری بهتر و بیشتری می توانند راندمان کاری خود را افزایش دهند.

تعیین زمان جلسات کاری

برای این که همه کارمندان از موفقیت اپن آفیس بهره مند شوند لازم است که حتما برای اموری که به همه ارتباط دارد با یکدیگر تعامل بیشتری نمایند. برگزاری جلسات کاری با همکاران از جمله اموری است که به تمام افراد در محیط اداری مرتبط است. برای همین برای بالا بردن راندمان این جلسات بهتر است که در زمان خاص با اطلاع دیگر کارمندان اقدام به برگزاری جلسات نمایید. بهترین زمان برای پرسود بودن جلسات و استفاده از سکوت محیط، زمانی است که کارمندان دیگر از محیط مجموعه خارج می شوند.

عدم درگیری ذهنی با دور کردن لوازم اضافی

معمولا افرادی که در فضاهای اداری کار می نمایند بر روی میز خود انبوهی از لوازم و وسایل اضافی دارند که شاید در طی یک سال گذشته نیز هرگز به آن توجه نکرده اند. برای این که از درگیری های ذهنی خود کم کنید و توجه خود را معطوف کار نمایید لازم است که حتما لوازم اضافی را از دور و بر خود برداشته و در مکان مناسب قرار دهید. برای موفقیت اپن آفیس در دسترس داشتن لوازمی که در طی روز به آن نیاز پیدا می کنید بهترین گزینه برای روز میز شما است.