در هنگام چیدمان اتاق کنفرانس باید به این موضوع توجه داشته باشیم که نحوه چیدمان این اتاق می‌تواند در جذاب بودن آن برای هر فرد تاثیر زیادی داشته باشد و در موقعیت مذاکرات نیز بی‌تاثیر نخواهد بود. اگر ما یک چیدمان مناسب را برای این مکان استفاده کنیم می‌توانیم تا حدود زیادی بر جو به وجود آمده در زمان کنفرانس تاثیرگذار باشیم و جلسات تیمی را از حالت رکود بیرون آوریم. پس بهتر است با اصول صحیح قرارگیری میز کنفرانس آشنا شویم تا بتوانیم محیطی مناسب را برای اجرای مذاکرات جمعی به وجود آوریم.

آشنایی با اصول صحیح قرارگیری میز کنفرانس و استانداردهای آن

همه افراد در هنگام دیزاین یک اتاق مناسب برای برگزاری کنفرانس‌ها علاقه دارند که یک اتاق زیبا و کارآمد را به وجود آورند، اما ممکن است در انتخاب کردن میز کنفرانس یا صندلی‌های مخصوص آن کمی مشکل داشته باشند. حتی این امکان نیز وجود دارد که با اصول صحیح قرارگیری میز کنفرانس نیز آشنایی نداشته باشند و این سوال برای آن‌ها به وجود آید که کدام میز اداری برای قرار گرفتن در این اتاق مناسب است. پس بهتر است کمی راجع به استاندارهای میز کنفرانس صحبت کنیم.

توجه به ابعاد و اندازه میز

اولین موضوعی که باید در انتخاب میز کنفرانس خود به آن توجه داشته باشید سایز و ابعاد این میز اداری خواهد بود. میزهای کنفرانس در شکل‌های متفاوتی ساخته می‌شوند اما یک میز استاندارد به عنوان میز کنفرانس ارتفاعی برابر 75 سانتی‌متر دارد. طول میزهای کنفرانس نیز متفاوت خواهد بود و با توجه به اتاقی که قرار است در آن گذاشته شوند، انتخاب می‌شوند که ارتفاع این میزها معمولاً از 2 متر شروع شده و تا چندین متر ادامه دارد. در هنگام انتخاب این میز باید دقت کنید که چه تعداد افراد قرار است در کنار هم دور این میز جمع شوند و فاصله متناسب با افراد موجود را انتخاب نمایید.

توجه به رنگ کنفرانس

رنگ میز کنفرانس نیز از اهمیت بالایی برخوردار است که در هنگام تهیه باید این موضوع را مدنظر داشته باشید. برای انتخاب رنگ میز اداری خود در نظر داشته باشید که اتاق کنفرانس شما چه میزان نوردهی دارد و رنگ میز کنفرانس را متضاد با آن انتخاب نمایید. به بیانی ساده‌تر باید گفت که اگر در اتاق کنفرانس شما نور به صورت طبیعی وجود دارد، شما می‌توانید رنگ میز کنفرانس خود را تیره انتخاب کنید و اگر میزان نور در سالن شما کم بود بهتر است تا میزهای با رنگ روشن در آن مکان قرار بگیرند.

میز کنفرانس مناسب برای پذیرایی

در زمان انتخاب میز مناسب برای برگزاری کنفرانس‌ها باید توجه داشته باشید که در این جلسات قرار است پذیرایی صورت بگیرد. پس باید میز به گونه‌ای طراحی شده باشد که این امکان را برای شما فراهم سازد و میزهایی که به صورت پلکانی تولید می‌شوند بسیار مناسب اتاق‌های کنفرانس خواهند بود. علاوه بر تمامی این موارد زیبایی میز مورد انتخاب شما تاثیر بسیار بالایی در جذاب شدن اتاق کنفرانس دارد و بهتر است در زمان تهیه این محصول به زیبایی آن توجه ویژه‌ای داشته باشید.

توجه به جنس میز

اگر شما قصد تشکیل یک کنفرانس رسمی را دارید بهتر است بدانید که باید از میزهای غیر شیشه‌ای یا ترکیبی استفاده کنید زیرا این میزها فقط برای چنین جلساتی ساخته شده‌ا‌ند و کاربرد دیگری ندارند. اگر که میزهای mdf انتخاب شما است، دقت کنید که نصب تمامی اجزای آن به صورت اصولی انجام شده باشد. یکی از این اصول که برای ساخت چنین میزهایی باید در نظر گرفته شوند، استفاده از چسب‌های با کیفیت برای اتصال قطعات میز است که دوام آن‌ها را بالا می‌برند.

در زمان تهیه میز کنفرانس باید چه نکاتی را مدنظر داشته باشیم؟

اولین نکته‌ای که در زمان تهیه میز کنفرانس یا میز اداری توجه به آن از اهمیت بالایی برخوردار خواهد بود این است که مشخص کنید چه افرادی قرار است در جلسه شما حضور پیدا کنند و بر سر میز گرد هم آیند. مثلاً اگر شما قصد دارید که از اتاق کنفرانس صرفاً برای برگزاری جلسات استفاده کنید یک میز کنفرانس چوبی با ارتفاع بلند می‌تواند انتخاب مناسبی باشد، اما اگر شما قصد دارید علاوه بر برگزاری جلسات از اتاق برای دیگر موارد نیز استفاده کنید بهتر است تا میزهای چند تکه را انتخاب نمایید.
قبل از تهیه میز لازم است تا ابعاد اتاقی که میز باید در آن قرار بگیرد را نیز به صورت دقیق به دست‌ آورید و حتی می‌بایست به ارتفاع سقف اتاق و عرض درب ورودی آن نیز توجه داشته باشید که در هنگام انتقال میز به داخل اتاق با مشکل مواجه نشوید. البته در این هنگام جای هیچ نگرانی وجود ندارد زیرا امروزه میزهای کنفرانس را در ابعاد بسیار متنوعی تولید می‌کنند و شما می‌توانید یکی از آن‌ها که با اتاق کنفرانس شما تناسب دارند را انتخاب نمایید.

بعد از تهیه میز وقت آن می‌رسد که میز اداری خود را به داخل اتاق مورد نظر انتقال دهید و بعد از آن مکان قرارگیری میز کنفرانس و صندلی‌های کنفراس موضوع بعدی هستند که باید برای چیدمان آن‌ها نیز نکات مهم را رعایت کنید تا بتوانید یک اتاق کنفرانس جذاب را طراحی نمایید. به طور مثال شما در زمان چیدمان اتاق باید توجه داشته باشید که برای قرار دادن صندلی‌ها در اطراف میز حداقل 60 سانتی متر فاصله نیاز است. همچنین باید فاصله میز با لبه‌های دیوار‌های اطراف آن 40 سانتی‌متر باشد و صندلی‌ها در فاصله 70 سانتی‌متری از یکدیگر قرار بگیرند. توجه به چنین مواردی به شما کمک می‌کند که یک اتاق کنفرانس استاندارد با به وجود آوردید که هر فردی با قرار گرفتن در این مکان احساس رضایت داشته باشد.
کلام آخر

اطلاع از اصول صحیح قرار گیری میز کنفرانس یکی از مواردی است که در هنگام چیدمان اتاق کنفرانس باید به آن توجه شود و هر فردی که قصد به وجود آوردن چنین فضایی را دارد باید در ابتدا به دنبال یادگیری نحوه صحیح قرار دادن میز کنفرانس، میز اداری و دیگر اجزا در داخل اتاق کنفرانس باشد. در نظر گرفتن مواردی چون رنگ، جنس، ابعاد و اندازه می‌تواند بهترین اتاق کنفرانس را برای شما به ارمغان بیاورد تا قرارهای خود را به خوبی پشت سر بگذارید.