مراکز اداری، عموماً با حجم عظیمی از پرونده ها رو به رو هستند که نگهداری آن ها در هر یک از اتاق های اداره، نیاز به فایلینگ اداری دارد. بدون فایلینگ، نظم دادن به آن ها، تقریباً غیر ممکن است. این نوع از تجهیزات اداری که در طرح ها و مدل های مختلف ساخته می شوند، می توانند در دکوراسیون اداری نیز نمای زیبایی ایجاد کنند. در این مقاله مروری بر کاربرد های فایلینگ اداری و ضرورت وجود آن در مراکز اداری خواهیم داشت.

اتاقی منظم، با فایلینگ اداری

نظم لازمه ی زندگی اجتماعی و فردی است. وقتی که در یک اداره، یک اتاق به یک کارمند تعلق می گیرد، هر ویژگی و هر تصویری از این اتاق، منعکس کننده ی رفتار و شخصیت وی خواهد بود. از طرفی با توجه به این که این اماکن، جزو اماکن پر رفت و آمد می باشند، لازم است که حتماً به نظم اتاق توجه شود. به کارگیری سیستم فایلینگ اداری، بهترین گزینه ی پیشنهادی برای این موضوع می باشد. در واقع یکی از مهم ترین مزایای فایلینگ اداری، همین نظم بخشی به اتاق و ایجاد یک محیط منظم و مورد پسند عموم می باشد. در ضمن باید گفت نظمی که ناشی از کاربرد فایلینگ اداری در محیط ایجاد می شود، می تواند موجب تمرکز بیش تر افراد حین انجام کار نیز شود.

تسریع در انجام امور مراجعه کنندگان، توسط کارمندان

استفاده از فایلینگ اداری، با نظم بخشی به امور و پرونده های کوچک و بزرگی که روزانه در مراکز اداری تشکیل می شوند، سبب می شود تا کارمندان، بدون این که آشفتگی در محیط اطراف خود ایجاد کنند، پاسخگوی ارباب رجوع و مراجعه کنندگان به اداره باشند. به این ترتیب کار ها با سرعت بیش تری انجام می شود که این امر هم موجب رضایت ارباب رجوع و هم سبب خورسندی کارمندان خواهد شد. بنابراین وقتی تنها با خرید فایلینگ اداری می توان تا این حد، از بی نظمی و آشفتگی شرایط جلوگیری نمود و کار ها را تسریع بخشید، دلیلی برای تهیه نکردن آن باقی نمی ماند. گاهاً در یک مرکز اداری، تعدا زیادی ارباب رجوع مراجعه می کند که هر یک صاحب یک پرونده نیز هستند، پیدا کردن پرنده های مختلف در یک مدت زمان کوتاه، از بین تعداد زیادی پرونده، مطمئناً کار سختی خواهد بود، اما وقتی پرونده ها در فایلینگ قرار داده شده باشند، به راحتی و ظرف مدت زمان کوتاهی می توان آن را یافت.

استفاده از فایلینگ اداری، برای برخورداری از دکوراسیون اداری مناسب تر

فایلینگ اداری، از اجزای اصلی مبلمان اداری، به شمار می رود. با توجه به این که تولید کنندگان فایلینگ اداری، طرح ها و مدل های بسیار متنوع و شکیلی را برای فایلینگ های اداری انتخاب می کنند، این تجهیزات می توانند نمای زیباتری در دکوراسیون اداری ایجاد کنند. دکوراسیون اداری که از ملزومات محیط های اداری به شمار می رود، می تواند در جلب توجه مشتری، نقش مهمی داشته باشد. بنابراین می توان گفت که فایلینگ اداری، به عنوان یکی از عناصر دکوراسیون داخلی اداری، تنها برای یک منظور خاص استفاده نمی شود. البته فایلینگ می تواند نیاز به تجهیزات جانبی مختلف که سبب اشغال شدن فضا می شود و هم چنین جلوه ی ناخوشایندی به دکوراسیون اداری می دهند را از بین ببرد و فضای بیشتری را ایجاد کند.

امکان بایگانی کردن حجم زیادی از پرونده های اداری، به کمک فایلینگ اداری

زمانی که یک فایلینگ اداری مناسب در اتاق کار هر یک از کارمندان وجود داشته باشد، به راحتی می توانند پرونده های خود را بایگانی کنند. با توجه به این‌که فایلینگ اداری، معمولاً چند طبقه ساخته می شود، تفکیک و دسته بندی پرونده ها نیز به سهولت انجام می شود و در مواقع لزوم می توان به هر یک از آن ها دسترسی پیدا کرد. این مورد، در مراکز اداری با تعداد مراجعه کننده ی بالا بسیار ارزشمند تر خواهد بود. نمونه ی بارز این مثال، مراکز دانشگاهی با آمار بالای دانشجو می باشد.