دفاتر اداری مدرن با طراحی باز (Open Office) و فضاهای اشتراکی، فرصت‌های بیشتری برای همکاری و ارتباط میان کارمندان فراهم کرده‌اند. اما در کنار مزایای این طراحی، چالش‌هایی نیز وجود دارد که یکی از مهم‌ترین آن‌ها حواس‌پرتی کارمندان است. حواس‌پرتی می‌تواند بهره‌وری را کاهش دهد و بر سلامت روانی و عملکرد تیم‌ها تاثیر منفی بگذارد. در این مقاله، به بررسی روش‌های موثر برای کاهش حواس‌پرتی در دفاتر اداری مدرن می‌پردازیم.
عوامل موثر بر حواس‌پرتی در دفاتر مدرن
در ابتدا به عواملی که می‌تواند باعث حواس‌پرتی شود می‌پردازیم و در ادامه روش‌های کاهش آن را بازگو می‌کنیم:
سر و صدای محیطی
صدای مکالمات، تلفن‌ها و سایر نویزهای محیطی یکی از دلایل اصلی حواس‌پرتی در دفاتر باز است.
نداشتن حریم خصوصی
کارمندان در دفاتر باز معمولاً احساس می‌کنند که تحت نظارت دائمی هستند یا فضای شخصی کافی ندارند.
استفاده بیش از حد از ابزارهای دیجیتال
پیام‌های مداوم، ایمیل‌ها و اعلان‌های شبکه‌های اجتماعی می‌توانند تمرکز کارمندان را مختل کنند.
چیدمان نامناسب فضا
قرارگیری نامناسب میزها و تجهیزات می‌تواند جریان کار را مختل کرده و موجب افزایش حواس‌پرتی شود.
راهکارهای جلوگیری از حواس‌پرتی
برای جلوگیری از حواس‌پرتی روش‌های زیادی وجود دارد و در ادامه به برخی از بهترین روش‌ها می‌پردازیم:
استفاده از پارتیشن شیشه ای
ویژگی‌ها:
- پارتیشن‌های شیشه‌ای یکی از بهترین راه‌حل‌ها برای مدیریت حواس‌پرتی در دفاتر باز هستند. این پارتیشن‌ها ترکیبی از حریم خصوصی و شفافیت را ارائه می‌دهند.
مزایا:
- کاهش انتقال صدا: پارتیشن دوجداره می‌توانند به کاهش نویز محیطی کمک کنند.
- حفظ روشنایی طبیعی: این پارتیشن‌ها باعث می‌شوند نور طبیعی به تمام بخش‌های دفتر نفوذ کند.
- ایجاد حریم خصوصی: کارکنان می‌توانند بدون احساس جدایی کامل از محیط، فضای شخصی خود را داشته باشند.
کاربردها:
- جداسازی تیم‌های کاری
- ایجاد اتاق‌های کوچک برای جلسات یا کارهای فردی
ایجاد فضاهای کاری متنوع
چرا مهم است؟
ایجاد فضاهای اختصاصی برای کارهای مختلف می‌تواند به کاهش حواس‌پرتی کمک کند.
چگونه اجرا کنیم:
- اتاق‌های تمرکز: فضاهایی که کارمندان بتوانند بدون مزاحمت روی کارهای پیچیده تمرکز کنند.
- فضاهای همکاری: مکان‌هایی برای جلسات گروهی و بحث‌های تیمی.
- فضاهای آرامش: گوشه‌هایی برای استراحت و بازیابی انرژی.
استفاده از فناوری‌های مدیریت نویز
فناوری‌های پیشنهادی:
- سیستم‌های صوتی سفید (White Noise): تولید صداهای پس‌زمینه یکنواخت برای کاهش تاثیر نویزهای مزاحم.
- هدفون‌های حذف نویز: تجهیز کارکنان به هدفون‌هایی که صداهای محیط را کاهش می‌دهند.
مزایا:
- افزایش تمرکز
- کاهش استرس ناشی از نویزهای محیطی
مدیریت ابزارهای دیجیتال
راهکارها:
- تعیین زمان‌بندی مشخص برای بررسی ایمیل‌ها و پیام‌ها
- استفاده از ابزارهای مدیریت زمان مانند “Pomodoro” برای تمرکز بهتر
- محدود کردن دسترسی به شبکه‌های اجتماعی در زمان کار
مزایا:
- کاهش مزاحمت‌های دیجیتال
- افزایش بهره‌وری
چیدمان ارگونومیک فضا
چگونه اجرا کنیم:
- قرار دادن میزها به گونه‌ای که کارمندان کمترین مزاحمت را از حرکت دیگران تجربه کنند.
- استفاده از مبلمان ارگونومیک که راحتی و تمرکز را افزایش می‌دهد.
مزایا:
- بهبود سلامت فیزیکی و ذهنی
- کاهش خستگی و افزایش تمرکز
ترویج فرهنگ سازمانی حامی تمرکز
اقدامات:
- آموزش کارکنان در مورد اهمیت تمرکز و احترام به فضای کاری دیگران
- تعیین قوانین مشخص برای استفاده از فضاهای مشترک
- تشویق کارکنان به زمان‌بندی مناسب وظایف
مزایا:
- افزایش تعامل مثبت بین کارکنان
- بهبود فضای کاری کلی
اهمیت طراحی محیط کار برای کاهش حواس‌پرتی
تاثیر بر بهره‌وری
محیط کاری که حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برساند، می‌تواند به طور مستقیم بهره‌وری کارکنان را افزایش دهد. تحقیقات نشان می‌دهد که محیط‌های کاری آرام و منظم می‌توانند تا 15 درصد بهره‌وری را بهبود بخشند.
تاثیر بر سلامت روانی
کاهش نویز و ایجاد فضاهای آرامش می‌تواند سطح استرس کارکنان را کاهش دهد و بهبود کلی در سلامت روانی آن‌ها ایجاد کند.
تاثیر بر تعاملات تیمی
طراحی مناسب فضاها و استفاده از ابزارهایی مانند پارتیشن‌های شیشه‌ای می‌تواند تعاملات مثبت میان کارکنان را تقویت کند.
