زمانی که شرکت به صورت یک فضای غیرمحصور طراحی شده و تمامی پرسنل به صورت باز، هر یک به کار خود مشغول شده اند، فضای باز اداری ایجاد شده است.در این طراحی، میز هایی متفاوت و با ایده ای نو ساخته شده اند.همچنین در فضای اداری باز آزادی عمل کارکنان بیشتر است که در نتیجه برای حضور در قسمت های دیگر ساختمان، حس خوبی را به آنها می دهد.در بسیاری از ادارات قدیمی می بینید که کارمندها یکی یکی یا دو نفر دونفر در یک اتاق مجزا هستند و شما برای آن که کارتان راه بیفتد باید از اتاقی به اتاق دیگر بروید. در بسیاری از شرکتهای امروزی (و به خصوص شرکتهای خصوصی) می بینید که از چیدمان باز برای دفتر کار استفاده می شود.
به طور کلی در سیستم های اداری، دو نوع طراحی وجود دارد
1-طراحی باز
هدف از طراحی سیستم های اداری شناور (سیستم های با طراحی باز)، تقسیم فضای کاری به گونه ای است که علی رغم جداسازی فعالیت ها، ارتباط فضایی در کل مجموعه به وسیله عناصر معماری از قبیل در و دیوار به طور کامل قطع نشود. در این نوع طراحی تقسیم بندی سالن و محوطه های کار به وسیله پارتیشن صورت می گیرد.
2-طراحی بسته
طراحی سیستم های اداری به صورت بسته، که در گذشته بیشتر رایج بود، به گونه ای است که در آن عرصه های کاری به وسیله اتاق ها و فضاهای بسته و مجزا تعریف می شود. کارکنان با توجه به مرتبه شغلی شان در اتاق هایی مستقل با متراژهای متفاوت از هم به کار مشغولند. انسجام در طراحی سازمان دهی نشده و دراز مدت آزردگی و خستگی برای کارمندان به وجود می آورد. این گونه طراحی برای نهادها یا اداراتی که لزوم جداسازی فضاها به لحاظ امنیتی و شغلی در آنها وجود دارد، مفید است.
ویژگی های مبلمان اداری باز (open office)
1-نظارت بهتر
2-استفاده بهتر از فضا
برای پیاده سازی کار گروهی و به عبارتی رسیدن به فرهنگ کار گروهی در یک سازمان ، نیازمند استفاده از یک نوع طراحی فضا ، چیدمان نفرات و همچنین استفاده از ابزار ها و لوازمی هستیم تا این موضوع محقق شود. یکی از سبک های طراحی که تاثیر زیادی در نزدیک شدن به فرهنگ کنار آمدن با همکار، پذیرفتن دیگران در نزدیکی خود و شکستن دیوارهای هر فرد دارد، استفاده از ساختار پلان آزاد یا همان open office در طراحی سازمان ها است. محیط های اداری باز خوبند یا بد؟ اگر به درستی انجام شده و مکمل فرهنگ شرکت باشد و به کارمندان قدرت ببخشد، میتواند فوقالعاده باشد. اما محیط کاری باز بلیط قطعی شرکتی مدرن و موفق نیست – باید در راستای ایجاد محیطی مناسب و طبق نیازهای کارمندان باشد.
شرکت سرمایه گذاری Betterment گزینه ای برای کارمندانش در نظر گرفته که میتوانند در طول روز کاری جابجا شوند. میزهایی که میتوانند برای گفتگو و گروههای کوچک در فضاهای باز جابجا شوند، همانند اتاقی که به ” کتابخانه” معروف است، جایی که کارمندان محیط آرام و راحتی را با وجود مبل و میز تجربه میکنند. در محیط کاری اتاق هایی برای جلسات کوچک و صبحانه برای داشتن گفتگویی راحت ایجاد شده، به علاوه محیط کاری خصوصی شخصی برای کارمندانی که نیاز به تلفن زدن دارند یا میخواهند برای خودشان کار کنند نیز وجود دارد.
استفاده ازمبلمان اداری باز (open office)برای چه سازمان هایی ایده آل است؟
• سازمان هایی که قصد استفاده حداکثری از محیط را دارند و می خواهند از کم ترین فضای ممکن حداکثر استفاده را داشته باشند.
• شرکت هایی که امکان کار گروهی به معنای کار تیمی و مشارکت در انجام کار را دارند (حوزه IT ، بورس و بانک ، …)
• استارت آپ ها و شرکت های نوپایی که قصد شروع فعالیت خود را دارند.
• call center ها و تمامی مراکز تماس، مراکز پشتیبانی و واحدهای امور مشتریان (میز گروهی مک ویژه مراکز تماس و پشتیبانی)
• سازمان هایی که برای آینده خود توسعه و گسترش فیزیکی وحجمی زیادی را پیش بینی می کنند و به همین دلیل به مبلمان اداری نیاز دارند که در مسیر توسعه سازمان قابل ارتقاء باشد و پس از مدتی با مشکل عدم امکان استفاده روبرو نشوند.
• محیط هایی که به دلیل تعدد کامپیوتر و تجهیزات اداری حجم سیم و کابل موجود در آنها بالاست.
